Prozessoptimierung

Das LEAN-Konzept in der digitalen Pathologie

Im Frühjahr 2011 wurde im Institut für Pathologie der Universität Bern, Schweiz, unter Federführung des Leiters des Instituts, Prof. Dr. Aurel Perren, ein LEAN-Konzept in der Pathologie eingeführt, eines der ersten überhaupt in Europa. Nach einem LEAN-Audit 2014, bei dem das Institut sehr gut abgeschnitten hatte, sind inzwischen fünf Jahre vergangen. Diese Zeit wurde genutzt, um viel Erfahrung zu sammeln, über weitere Neuigkeiten nachzudenken und sowohl jetzt als auch künftig weitere Verbesserungen einzuführen.

Interview: Walter Depner

Wir sprachen mit Dr. med. Annika Blank, Oberärztin und LEAN Green Belt, über die nun insgesamt acht Jahre Erfahrung mit dem LEAN-Konzept und der Optimierung der Prozesse, über die Implementierung der Digitalen Pathologie sowie eines Spracherkennungs-Systems im Patientenmanagement.

EH: Frau Dr. Blank, im Herbst 2014 berichtete Prof. Dr. Alessandro Lugli über die ersten erfolgreichen Jahre mit einem LEAN-Konzept für die Pathologie. Dieses im Prinzip von der Automobil-Industrie übernommene System soll die Effektivität erhöhen, die Qualität, Prozesse, Abläufe und die Kunden-Orientierung verbessern und vieles mehr. Darüber hinaus nimmt das System Einfluss auf die Räumlichkeiten, auf Mitarbeiter (z.B. um Überstunden zu vermeiden) und auf die Wertschöpfung. Wie weit können Sie diese Verbesserungen nach acht Jahren Erfahrung bestätigen und welche Punkte kamen hinzu?

portrait of annika blank
Dr Annika Blank

Dr. Blank: Den vorerst größten und kostenintensivsten Schritt, den wir zur Workflowoptimierung getätigt haben, war der Umbau unseres Labors, der 2016 beendet wurde. Damit gelang es uns, die Räumlichkeiten dem nach den LEAN-Prinzipien definierten und in der Praxis bewährten Workflow anzupassen. Der Aufbau des Labors mit den einzelnen Bearbeitungsstationen folgt nun den Verarbeitungsschritten der Proben. Mit einer sehr offenen Raumgestaltung gelang es uns, den Weg der Proben durch das Labor auf einen Blick sichtbar zu machen, Laufwege zu verkürzen und die Flexibilität für Neuerungen und Kommunikation zu erleichtern.

Die Erhöhung des Anteils wertschöpfender Zeit führt zu mehr zeitlichen Ressourcen, um anderen Verpflichtungen nachzukommen. Dazu gehören die Qualitätskontrolle und -sicherung, die Ausbildung der eigenen Mitarbeiter und die universitären Verpflichtungen wie das Vorbereiten und Halten von Vorlesungen und Kursen.

Mit den bisherigen Maßnahmen konnten wir große Erfolge in Bezug auf unsere Durchlaufzeiten verzeichnen. Nun befinden wir uns an dem Punkt, wo es darum geht, die definierten Abläufe weiter zu optimieren, um nicht zu stagnieren. Wir sehen uns hier zwei großen Herausforderungen gegenüber: Erstens muss die sich einschleichende Betriebsblindheit aktiv bekämpft werden, indem man sich selbst und die Prozesse immer wieder hinterfragt. Zweitens muss die Neudefinition von Prozessen so erfolgen, dass sie möglichst einfach gestaltet sind. Probleme so zu lösen, dass sie einfach und im Alltag gut umsetzbar sind, ist oft eine große Herausforderung.

Eine Pathologie ist angewiesen auf die Zusammenarbeit mit vielen medizinischen Kollegen mehrerer Abteilungen/Stationen im eigenen Haus sowie mit externen Einsendern. Wie hat sich die Kooperation durch LEAN entwickelt?

Wir sehen unsere Aufgabe darin, die Arbeit des jeweiligen behandelnden Arztes zu vereinfachen. Dies ließ sich beispielsweise mit der Einführung standardisierter Berichte für maligne Tumoren gut umsetzen

Annika Blank

Eines der wichtigsten LEAN-Prinzipien ist die Fokussierung auf den Kunden. Die Bedürfnisse des Patienten und unserer klinischen Kollegen stehen im Zentrum unserer Arbeit. Durch Umfragen und persönliche Gespräche holen wir daher regelmäßig die Meinung und Verbesserungsvorschläge unserer Einsender ein, um unsere Arbeit bestmöglich darauf auszurichten. Wir sehen unsere Aufgabe darin, die Arbeit des jeweiligen behandelnden Arztes zu vereinfachen. Dies ließ sich beispielsweise mit der Einführung standardisierter Berichte für maligne Tumoren gut umsetzen. Die standardisierten Berichte erleichtern die Befunderstellung, indem sie alle relevanten Informationen enthalten und somit zur Vollständigkeit des Befunds beitragen. Zudem führt der vorgegebene Aufbau des Berichts zu einer besseren Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. Durch das Monitoring unserer Durchlaufzeiten wird die Freigabe des Berichts und damit die Ankunft beim Einsender vorhersagbar. Die Wiedereinbestellung des Patienten und die Befundbesprechung ist damit besser planbar.

Eine enge Zusammenarbeit mit den klinischen Kollegen ist auch von wesentlicher Bedeutung für die Qualität der Diagnose, denn die Interpretation der histologischen Befunde ist oft abhängig vom gegebenen klinischen Kontext.

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Wenn Sie einen Vergleich mit 2011 anstellen – wie haben sich unter dem Einfluss von LEAN die Fallzahlen und Mitarbeiterzahlen entwickelt?

Die Anzahl an Stellen ist seit 2011 um 7.5% gestiegen. Beim Probeneingang ließ sich ein Wachstum von 40% verzeichnen. Die Reduktion von Laufwegen, Wartezeiten und unnötigen Arbeitsschritten ergibt ein effektiveres Handling, das eine Verarbeitung von mehr Proben in der gleichen Zeit ermöglicht, ohne die Arbeit für den einzelnen Mitarbeiter pro Zeiteinheit zu verdichten.

Ein wichtiges Thema der letzten Jahre ist die Digitalisierung der Pathologie. Eines der größten Institute der Schweiz und eines der bedeutendsten in Europa kann sich da nicht außen vorhalten. Wie weit sind Sie auf diesem Sektor in Bern?

Für die Integration der digitalen Pathologie in die Arbeitsabläufe unseres Instituts verfolgen wir ein schrittweises Vorgehen in den Bereichen, in denen wir einen Mehrwert durch ihre Nutzung sehen. Bereits seit 2012 ist die digitale Pathologie fester Bestandteil von Forschungsprojekten. Gescannte histologische Schnitte sind mannigfaltig einsetzbar. Sie gewähren Zugriff auf Schnittpräparate für internationale Kooperationspartner, können mittels Bildanalyseverfahren ausgewertet oder als Grundlage für Annotationen zur Erstellung sogenannter Tissue Micro Arrays genutzt werden.

Seit 2016 verwenden wir eine Onlineplattform zum Austausch von Konsiliarfällen mit externen Begutachtern. Seit 2017 dient diese Plattform auch zur Demonstration von Schnittpräparaten bei Falldiskussionen mit klinischen Kollegen und bei Tumorboards.

Für den diagnostischen Alltag ist eine Kosten-Nutzen-Abwägung von zentraler Bedeutung. Einen Mehrwert liefert die digitale Pathologie bei der Auswertung aufwändiger Parameter, beispielsweise der Proliferationsfraktion von Tumoren anhand immunhistochemischer Marker. Momentan arbeiten wir an der Erstellung robuster Algorithmen zur Auswertung solcher Parameter und werden diese noch im Frühling 2019 in den diagnostischen Alltag integrieren. Was früher mühsam von Hand ausgezählt wurde, kann nun automatisiert analysiert werden und muss nur noch der Plausibilitätsprüfung durch den Pathologen standhalten.

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Hat das LEAN-Konzept Einfluss auf die digitale Pathologie? Und wenn ja, welchen?

Indem die digitale Pathologie bald Teil der Routinediagnostik ist, wird sie in unseren Workflow der Laborprozesse eingebunden und muss dann den LEAN-Prinzipien entsprechen, um Schritt halten zu können mit unserer Taktung der Fallbearbeitung. LEAN-Prinzipien lassen sich nicht nur in der Workflow-Gestaltung umsetzen, sondern werden auch beim angemessenen Einsatz unserer Ressourcen und zur Qualitätskontrolle Anwedung finden, insbesondere bei der Beurteilung der Scanqualität.

Im Jahresbericht des Instituts ist zu lesen, dass auch die Einführung der Spracherkennung im Patientenmanagementsystem ein wichtiger Baustein ist. Wie weit sind Sie auf diesem Gebiet?

Die Einführung der Spracherkennung in den diagnostischen Alltag war auf ärztlicher Ebene eines unserer Hauptziele für das Jahr 2019. Sie erfolgte im März und hat sich insbesondere zur Erstellung von kurzen Befundberichten bewährt. Die Spracherkennung wird im Verlauf dieses Jahres kontinuierlich unseren Bedürfnissen und Anforderungen angepasst werden, sodass sie sich auch für die Erstellung komplexerer Berichte eignet.

Frau Dr. Blank, vielen Dank für das sehr aufschlussreiche Gespräch!


Profil:

Dr. Annika Blank ist Oberärztin am Institut für Pathologie der Universität Bern. Nach Abschluss ihres Medizinstudiums an der Technischen Universität München (TUM) war sie als Assistenzärztin am Institut für Pathologie der Universität Bern sowie in der Abteilung Pathologie des Luzerner Kantonsspitals tätig. 2018 sammelte sie weitere Erfahrung im Rahmen eines Forschungsaufenthalts in San Francisco, wo sie am Department of Pathology der University of California arbeitete.

16.05.2019

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