Integration gelungen
Bereits 1959 schloss die Klinik Dr. Hancken in Stade ihren ersten Kooperationsvertrag mit dem Städtischen Klinikum Stade. Heute lebt die Klinik bereits in der dritten Generation eine enge Verbindung von ambulanter und stationärer Behandlung, die als zukunftsweisend gilt. Patienten werden je nach Bedarf vom selben Facharzt ambulant im MVZ wie stationär in der Fachklinik betreut.
Neben der eigenen Tagesklinik mit 50 Betten sind sechs weitere Krankenhäuser der Region dem Verbund angeschlossen.
2013 entschied man sich für die Einführung eines einheitlichen RIS an allen Standorten. „Vor allem die zentrale Terminvergabe war uns wichtig, damit man einem Patienten aus Stade, wenn dort alle Termine ausgebucht sind, direkt einen Termin in Bremervörde oder Buxtehude anbieten kann“, erklärt Jens Brenk, Projektleiter IT der Klinik Dr. Hancken. Durch die Vielfalt der Leistungen, die das vernetzte Arbeiten im Verbund ermöglicht, war die IT-Infrastruktur ausgesprochen heterogen: Man arbeitete mit zwei unterschiedlichen RIS Systemen, einem KIS, und zusätzlich einem weiteren stationären sowie einem strahlentherapeutischen Informationssystem. Die Betreuung und Wartung dieser komplexen IT-Landschaft war aufwändig und kostenintensiv.
Durch die Einführung von medavis RIS konnte ein bislang auf drei Datenbanken verteiltes System in ein zentrales System mit bis zu 250 RIS Arbeitsplätzen und vier KIS-Kopplungen zusammengeführt werden. An einen zentralen, leistungsstarken Server sind nun alle Außenstandorte über Breitbrandleitungen mit einer Übertragungsrate von 100 Mbit/s angeschlossen. Alle rund 400 Anwender haben Zugriff auf das medavis RIS und alle Patientendaten gleichermaßen. Bei Terminengpässen kann man so jederzeit schnell auf einen Untersuchungstermin an einem anderen Standort ausweichen.
Als ein weiterer Vorteil erweist sich, dass durch die zentrale Datenbank im medavis RIS die Erstellung von Auswertungen über alle Standorte hinweg nun spielerisch gelingt. Jens Brenk: „Wir haben nur noch ein RIS, aus dem wir alle radiologischen und nuklearmedizinischen Informationen ziehen.“ Die Umstellung stellte das Unternehmen vor zwei große Herausforderungen. Zum einen galt es auf der technischen Seite die unterschiedlichen Systeme im medavis RIS zusammenzuführen. Zum anderen mussten rund 400 Anwender mit dem neuen System vertraut gemacht werden. Um mehr Effizienz in jedem einzelnen Arbeitsschritt zu erzielen, arbeitet das medavis RIS workflowbasiert nach einem ausgeklügelten Rollenverständnis. Die Anwender mussten zunächst ihre bisherige Arbeitsweise überdenken und die neue verinnerlichen. Eine wichtige Voraussetzung hierfür waren die umfassenden Ortsbegehungen. Laut Projektleiter Brenk zahlte sich jeder Tag, den man in diese Vorprojektphase investierte, in der Umsetzungsphase aus. Denn nur wenn die Anforderungen der einzelnen Anwendergruppen bekannt sind, können Workflow und Schulungskonzept auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden. Auch die Schulung der Mitarbeiter war ein gewaltiger Kraftakt. Bis zu vier medavis Trainer gleichzeitig schulten über mehrere Wochen vor Ort. Ein angenehmer Nebeneffekt: Die Anwender kennen ihre künftigen Ansprechpartner von Anfang an persönlich, da das Gros der medavis Trainer gleichzeitig den späteren Support leistet.
Die Umstellung aller sieben Standorte erfolgte in nur fünf Monaten – von Oktober 2013 bis Februar 2014. Die finale Systemumstellung wurde jeweils innerhalb nur eines Arbeitstages vollzogen „Wir hatten im gesamten Projektverlauf nicht einen Tag Verzug. Mit der Einführung eines einheitlichen RIS konnte nicht nur die Systemstabilität verbessert, sondern auch die Fehlerfindung und -behebung erleichtert werden“, schildert der Projektleiter IT.
Im Profil:
Der Diplomkaufmann Jens Brenk ist seit 2013 Leiter Praxismanagement und Abrechnung der Klinik Dr. Hancken GmbH in Stade. Seine Karriere begann er als Assistenz der Geschäftsführung beim Deutschen Franchise-Verband. Von 2008 -20012 war er Geschäftsführender Gesellschafter der conMedics GmbH, die IT und Beratung für Radiologen und niedergelassene Ärzte in Hamburg anbietet. Vor seinem Wechsel nach Stade arbeitete er als Abteilungsleiter bei der curagita AG in Heidelberg.
03.06.2014
